Cómo optimizar el envío y recepción de emails para reducirlos considerablemente

Técnica de ultraproductividad contra la vorágine del correo electrónico

Esta técnica consiste en cinco emails. Aplica a equipos, desarrollo de proyectos, colaboraciones, proveedores e incluso — bien educado — con clientes y jefes. Esencial para lograr la ultraproducitivad en tu correo electrónico.

1. Email noche de antes

Correo electrónico con la planificación del día siguiente. Envió solo a las personas que intervengan con:

  • Necesidades del que envía y de los que reciben (empatía).
  • Próximos pasos a tomar.
  • Qué posibles interacciones podrían ocurrir que requerirán posibles dudas o preguntas.
  • Fechas / horas límite para cada requerimiento
  • Consideraciones.

2. Email mañana (entre 9 am — 11 am)

Correo electrónico con las interacciones unificadas y la acción sobre los pasos que se estipularon y acordaron en el correo de la noche anterior.

  • Interacciones requeridas. Detallar todas las interacciones en un solo email, estructurando el correo por temas.
  • Especificar qué interacciones son urgentes (respuesta inmediata), cuales prioritarias (a lo largo del día) y qué otras pueden esperar a mañana u otro día.

3. Email mediodía (entre las 1:30 pm — 3 pm)

Correo electrónico con el objetivo de petición de urgencias, prioridades y necesidades fuera de lo planificado.

  • Siempre dirigido solo a las personas que intervienen.
  • Fechas límite de aquello que se persigue en el email.

4. Email tarde (entre las 4:30 pm — 7 pm)

Correo electrónico con la revisión de compromisos, imprevistos y el cumplimiento de objetivos diarios y trabajos pendientes.

5. Email noche (entre las 8:30 pm — 10 pm)

Misma descripción y objetivos que el #1.

Consideraciones sobre la ultraproductividad del correo electrónico

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Atribución: Joseph Hunkins.

Aplican a los cinco (cuatro si no cuentas la repetición del #5) correos:

  • Vas a necesitar trabajar por unificar correos en un solo email. Tu misión es educar, ayudar, guiar y corregir, al principio.
  • Especificar en los asuntos lo más claro posible aquello que se necesita y cual es el objeto descriptivo del propio correo electrónico.
  • Para temas que se necesita una explicación de más de tres líneas: llamada telefónica o audio (los que tengan WhatsApp / iMessage)
  • Si un email pasa de una cadena de cuatro correos y no se encuentra la solución. Opta por llamada rápida entre todas las partes implicadas.
  • Prohibido enviar correos sin una “llamada a la acción” clara.
  • Restringir el envío de correos que contengan lo siguiente: “imposible” / “no puedo” / “no tengo ni idea” / “No” / “no llego” / “no estaré” / …. En lugar de cualquiera de esas limitaciones, enviar propuesta positiva que acabe en algo práctico y la otra parte pueda utilizar. Ejemplo: “¿Reunión el jueves a las 19h?” — respuesta: “imposible…”. Error. La respuesta sería algo así como: “esa hora está comprometida, aquí las tres / cuatro opciones en las que si podría. De no encajar ninguna, propón tú y lo adaptaré.”

Dominar el email es más que posible. solo necesitas cinco correos para cada uno de los proyectos, iniciativas o clientes con los que trabajas.

[Este artículo fue publicado primero en isragarcia.es.]

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Isra García es marketing, innovación, disrupción, cambio y economía conectada. Es iniciativa, intensidad, impacto positivo y transformación.

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